1. Rekisterinpitäjä

Hammasklinikka Valkee Oy:n työsuhteisten hammaslääkärien ja suuhygienistien tuottamat suun terveydenhuollon palvelut:

Rekisterinpitäjä:

Hammasklinikka Valkee Oy (3416882-1)
Turuntie 3-5
32200 Loimaa

Suun terveydenhuollon palvelut, joita tuottaa Hammasklinikka Valkee Oy:ssa toimiva itsenäinen ammatiharjoittaja tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii:

Rekisterinpitäjä on kyseistä potilasta hoitava ammatinharjoittaja tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii.

 Ammatinharjoittajat ja yhtiöt joiden lukuun ammatinharjoittajat toimivat ovat ulkoistaneet rekisteriensä teknisen ylläpidon Hammasklinikka Valkee Oy:lle. Hammasklinikka Valkee Oy ja ammatinharjoittajat eivät ole yhteisrekisterinpitäjiä.

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava: Viljami Hoffrén
viljami.hoffren@valkeeklinikka.fi

3. Rekisterin nimi

Hammasklinikka Valkee Oy:n potilasrekisteri

Ammatinharjoittajien potilasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Potilastietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. potilaslaki 785/1992, potilasasiakirja-asetus 298/2009 ja toisiolaki 552/2019) tai potilaan suostumukseen. Potilastietojen kerääminen on yksityisen terveydenhuollon järjestäjän lakisääteinen velvollisuus, joka perustuu lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista. Potilastiedoilla tarkoitetaan terveydenhuollon palveluiden yhteydessä syntyvää tietoa, kuten potilas- ja hoitokertomuksia sekä potilaalle tehtyjen tutkimusten tuloksia.

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Potilaan henkilötietoja voivat käsitellä potilasta hoitava työsuhteessa tai itsenäisenä ammatinharjoittajana toimiva hammaslääkäri sekä muut Hammasklinikka Valkee Oy:n potilaan hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat hammashuollon ammattihenkilöt.

Asiakkaalla on halutessaan oikeus rajoittaa omien tietojensa käsittelyä eri Hammasklinikka Valkee Oy:n lukuun toimivien ammatinharjoittajien tai tahojen osalta. Asiakasta pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tietojen näkyvyyden rajaaminen voi johtaa hoidon kannalta puutteelliseen informaatioon, mikä voi aiheuttaa riskin hänen hoitonsa laadussa ja potilasturvallisuudessa.

5. Rekisterin tietosisältö

Potilasrekisteriin tallennetaan hoidon suunnittelun ja toteutuksen, sekä asiakaspalvelun ja tiedottamisen kannalta oleelliset tiedot, kuten:

• Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, säköpostiosoite sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
• Lähiomainen, huoltaja, huollettava ja laillinen edustaja.
• Hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta oleelliset tiedot, kuten esitiedot sekä tutkimus- ja hoitotiedot.
• Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
• Ajanvaraus- ja laskutustiedot, laboratorio- ja kuvantamistutkimusten tulokset sekä hoitavan henkilökunnan tiedot.
• Suostumukset Hammasklinikka Valkee Oy:n sisällä potilaan hoitoon osallistuvien muiden hammaslääkärien tai ammatinharjoittajien oikeuteen nähdä toisen yksityishammaslääkärin tai ammatinharjoittajan tekemät potilastietomerkinnät silloin, kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.
• Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. suuhygienistin työtehtävissä laatimat tiedot.
• Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi.
• Potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio- ja röntgentutkimusten tulokset talletetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi.

6. Henkilötietojen lähteet

Tietoja potilasrekisteriin voidaan kerätä potilaalta itseltään, hänen lailliselta edustajaltaan, huoltajaltaan tai nimetyltä lähiomaiselta. Muina tietolähteinä toimivat potilaan hoitoon osallistuva Hammasklinikka Valkee Oy:n henkilökunta ja terveyden huollon ammattihenkilöt.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös muilta terveydenhuoltoon osallistuneilta toimijoilta ja ammattihenkilöiltä. Ulkopuolisilta tahoilta tietoja voidaan saada kansallisen terveysarkiston Kanta- palvelun kautta tai suorilla tietopyynnöillä.

Potilastietoa kertyy tutkimuksen ja hoidon yhteydessä, jonka lisäksi potilaan luvalla tietoihin voidaan lisätä konsultaatiotietoja ja muita muista terveydenhuollon yksiköistä pyydettyjä tai lähetettyjä hoitoon liittyviä vastauksia, selityksiä ja lausuntoja.

7.  Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa:

• Potilaan suostumuksella.
• Nimenomaisen lain säännöksen nojalla.

Säännönmukaisia luovutuksensaajia ovat muun muassa seuraavat:

• Potilastietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kansaneläkelaitokselle (KELA) sen ylläpitämää Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoa sekä sähköistä Reseptikeskusta varten Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaisesti.
• Suosutumuksella henkilötietoja käsittelevät Hammasklinikka Valkee Oy:n terveydenhuollon ammattilaiset ja asiantuntijat.
• Muulle terveydenhuollon toimintayksiköille, hoitopaikalle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.
• Lakisääteisten vakuutusten osalta vakuutusyhtiölle voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja suoraan lakiin perustuen ilman Asiakkaan suostumusta. Vapaaehtoisten vakuutusten osalta tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan potilaan suostumuksella.
• Lähiomaisille silloin, kun potilas on tajuttomana tai muun verrattavan syyn vuoksi, eikä kykene ilmaisemaan itseään, ellei ole syytä olettaa, että potilas on kieltänyt tietojen luovutuksen.
• Salassapitosäännösten estämättä erityissäännöksen perusteella tuomioistuimille ja muille viranomaisille, jotka käsittelevät niille luovutettuja salassa pidettäviä tietoja lakisääteisten tehtäviensä toteuttamiseksi ja ainoastaan laissa säädettyihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä informoi saamistaan tietopyynnöistä pyynnön kohteena olevaa rekisteröityä, jos se on tiedon luovuttamiseen velvoittava lainsäädäntö ja luovuttamisen käyttötarkoitus huomioiden sallittua.

8. Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

Potilaan hoitoon liittyviä tietoja säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista mukaisesti 12 vuotta kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Potilastietoa koskevia lokitietoja säilytetään lakisäteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan.

9. Tietojen suojaus

Kaikkien henkilötietoa sisältävien rekistereiden tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilökuntaa ja terveydenhuollon ammattihenkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Rekisterin tietosuojasta huolehditaan asianmukaisilla organisatorisilla ja teknisillä turvatoimilla.

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiset asiakirjat pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla ja niiden katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä.

10. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kaikkia potilas- ja muita henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, mikäli tämä on tarpeen tietyn potilaan tilaaman palvelun hankkimiseksi. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Hammasklinikka Valkee Oy:n tai ammatinharjoittajan potilasrekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut potilasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Toimivaltainen viranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

12. Yhteydenotot

Henkilö- ja potilasrekistereihin liittyvissä kysymyksissä rekisteröidyn tai hänen laillisen edustajansa voi olla yhteydessä Hammasklinikka Valkee Oy:n tietosuojavastaavaan, tai asioida toimipaikassa osoitteessa: Hammasklinikka Valkee Oy, Turuntie 3-5, 32200 Loimaa.

Hammasklinikka Valkee Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Ongelmatilanteissa lisää ohjeita tietosuoja-asioista löytyy Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta www.tietosuoja.fi

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen:

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään Hammasklinikka Valkee Oy:n tietosuojavastaavalle tai asioimalla toimipaikassa.

• Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
• Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

13. Muutokset

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 16.4.2024

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarkentaa tai päivittää Rekisterinpitäjän toimesta esimerkiksi lainsäädännön muutosten johdosta. Mahdolliset muutokset ja niiden ajankohta tulevat näkyville tietosuojaselosteeseen. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Rekisterinpitäjä informoi asiakkaita tekemistään muutoksista erikseen kohtuullisin keinoin, kuten sähköpostitse.